Bài trình bày là một phần không thể thiếu trong các cuộc họp, sự kiện kinh doanh, và giáo dục. Tuy nhiên, một bài trình bày quá nhiều hoặc quá ít thông tin đều có thể làm giảm hiệu quả của nó. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá xem điều gì tạo nên một bài trình bày hoàn hảo, cách nhận biết khi nào bạn đã trình bày quá nhiều hay không đủ thông tin, và ảnh hưởng của việc đó đến khán giả.
1、Bài trình bày quá nhiều
Hình dung bạn đang tham dự một bữa tiệc buffet. Bạn chọn thức ăn ngon lành từ mỗi món, nhưng sau cùng thì quá no nê và cảm thấy mệt mỏi. Bài trình bày cũng giống như vậy. Việc cung cấp quá nhiều thông tin cho khán giả chỉ khiến họ cảm thấy rối bời và lo lắng.
Chúng ta đã thấy ví dụ về việc sử dụng quá nhiều thông tin trong bài trình bày khi nhìn vào báo cáo tài chính phức tạp mà không đi sâu vào vấn đề quan trọng. Báo cáo tài chính chứa một lượng lớn dữ liệu nhưng nếu người thuyết trình chỉ tập trung vào việc đọc và giải thích từng chi tiết mà không có sự tập trung vào các thông tin quan trọng, thì khán giả có thể cảm thấy nhàm chán và mất tập trung.
Vậy làm sao để tránh điều này? Câu trả lời là: Hãy tách biệt các thông tin cần thiết và không cần thiết. Trong bài trình bày của bạn, hãy tập trung vào những thông tin cần thiết, những thông tin giúp khán giả hiểu rõ vấn đề và không đưa ra quá nhiều thông tin gây nhầm lẫn hoặc thừa thãi.
2、Bài trình bày không đủ
Trái lại với việc trình bày quá nhiều, việc trình bày không đủ cũng có thể gây ra rắc rối. Điều này có thể dẫn đến sự thiếu rõ ràng, hiểu lầm và thậm chí có thể làm cho khán giả mất lòng tin.
Chúng ta có thể thấy ví dụ rõ ràng về việc không cung cấp đủ thông tin trong bài trình bày khi một người thuyết trình đưa ra một đề xuất mà không cung cấp bất kỳ dữ liệu hay bằng chứng nào để hỗ trợ nó. Điều này có thể khiến khán giả cảm thấy rằng người thuyết trình không am hiểu về chủ đề họ đang nói và không thể cung cấp thông tin đầy đủ để thuyết phục người khác.
Vì vậy, làm thế nào để cải thiện tình hình? Câu trả lời là: Hãy cung cấp đủ thông tin. Điều này có nghĩa là đảm bảo rằng bạn đã cung cấp tất cả các thông tin quan trọng cần thiết để khán giả hiểu rõ vấn đề. Đừng để khán giả tự suy đoán hoặc đặt câu hỏi về những thông tin mà bạn không cung cấp.
Tóm lại, việc tìm ra đúng mức độ để trình bày không phải lúc nào cũng dễ dàng. Tuy nhiên, việc nắm vững những nguyên tắc cơ bản về việc tránh trình bày quá nhiều hoặc không đủ thông tin có thể giúp bạn tạo ra những bài trình bày hấp dẫn và hiệu quả hơn. Hãy nhớ rằng mục đích cuối cùng của bài trình bày không chỉ là truyền đạt thông tin, mà còn là thu hút sự chú ý và thuyết phục khán giả.
